การเขียนมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) อย่างมีประสิทธิภาพ

มาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน หรือ SOP : เป็นเอกสารที่แนะนำวิธีการขั้นตอนการปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามระยะเวลาที่กำหนด และเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน โดยการเขียนในลักษณะ Flowchart ขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่าย

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน หรือ WI : เป็นเอกสารที่อธิบายรายละเอียดของการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนการปฏิบัติงานของ SOP

มาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบฟอร์มใหม่ : เป็นการรวบรวม SOP และ WI ไว้ด้วยกัน ซึ่งเป็นการรวมการเขียน Flowchart กับ WI ไว้ในแบบฟอร์มเดียวกัน

การเขียนมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP)  มีวัตถุประสงค์ ดังนี้

  • เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานเดียวกัน
  • เพื่อลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
  • เพื่อพัฒนาบุคลากรเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น โดยนำขั้นตอนการปฏิบัติงานมาใส่ในบทที่ 4 ของเล่มคู่มือการปฏิบัติงานได้
  • เพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้

มาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) ใช้แนวทางการเขียนการดำเนินงานตามหลักวงจรคุณภาพ (PDCA)

  • P (Plan) คือ การวางแผนการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน การกำหนดรูปแบบ SOP การกำหนดหมายเลข SOP โดยหัวหน้างานจะเป็นผู้ตรวจสอบและรับรอง SOP ของแต่ละงานว่าตรงกับภาระงานหลักหรือไม่
  • D (Do) คือ การปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายและลงมือปฏิบัติตามแผนงานที่กำหนดไว้
  • C (Check) คือ การติดตามและประเมินผล โดยการประเมินจะมี 3 ลักษณะ ประกอบด้วย

1) ประเมินผลการปฏิบัติงาน

2) ประเมินตามรอบระยะเวลา

3) ประเมินตามเกณฑ์คุณภาพ

  • A (Act) คือ การทบทวนและแก้ไข โดยพิจารณาจากผลการประเมิน/การตรวจสอบ

มาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ดี จะควรเข้าใจง่าย ผู้ที่อ่านคู่มือ/ผู้ที่ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง สามารถลดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็น ทำให้บุคลากรในองค์กรทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น